Die Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) sieht regelmäßig bei allen Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) beginnend mit deren Zuschlag ab dem 1. Oktober 2020 die Pflicht zur Meldung von Daten nach Maßgabe von § 3 VergStatVO vor. Die Meldungen erfolgen gegenüber dem Statistischen Bundesamt (Destatis).

vergabe.NRW bietet Einrichtungen des Landes mit den Modulen Vergabemarktplatz und Vergabemanagementsystem Systeme zur Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren. Über die an vergabe.NRW angebundenen regionalen Vergabemarktplätze besteht auch über die d-NRW AöR die Möglichkeit der Mitnutzung für Kommunen.

Die Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) sieht regelmäßig bei allen Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) beginnend mit deren Zuschlag seit dem 1. Oktober 2020 die gesetzliche Pflicht zur Meldung von Daten nach Maßgabe von § 3 VergStatVO vor. Bei einer losweisen Vergabe ist der Gesamtauftragswert für das Bestehen der Meldepflicht maßgeblich. Die Meldungen erfolgen gegenüber dem Statistischen Bundesamt (Destatis).

vergabe.NRW bietet Einrichtungen des Landes mit den Modulen Vergabemarktplatz und Vergabemanagementsystem Systeme zur Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren. Über die an vergabe.NRW angebundenen regionalen Vergabemarktplätze besteht auch über die d-NRW AöR die Möglichkeit der Mitnutzung für Kommunen.

Sowohl für das Modul Vergabemarktplatz (und die angebundenen regionalen Vergabemarktplätze) wie auch für das Vergabemanagementsystem wurden Schnittstellen realisiert, damit Vergabestellen des Landes wie der Kommunen ihren Meldepflichten gegenüber Destatis direkt aus vergabe.NRW heraus nachkommen können, ohne dass Doppelerfassungen notwendig werden.

Erforderlich ist hierfür lediglich eine sog. Berichtseinheit-ID je Vergabestelle bzw. technischem Mandanten, die bei Destatis über ein Online-Formular beantragt werden kann. Weitere Informationen zu dieser Berichtseinheit-ID finden Sie auf den Seiten von Destatis unter diesem Link.

(Ausfüll-) Hinweise zur Datenerfassung und zu Datenfeldern

Im Folgenden werden einige Besonderheiten erläutert, welche im Zuge der Erfassung und Meldung an die Vergabestatistik zu beachten sind.

Name des Auftraggebers

Angabe der offiziellen Bezeichnung der Organisation – keine Abkürzung, ohne vorgelagerte Organisationen / ohne organisationsinterne Bezeichnung.

Hinweis:

Es ist aufgefallen, dass der Auftraggebername sehr oft in unterschiedlichen Varianten geschrieben wird. Dies führt zu erheblichen Problemen bei der Datenaufbereitung. Es darf nur eine Schreibweise des Auftraggebernamens gewählt werden und diese Schreibweise muss allen Berichtsstellen, die die Meldung für den Auftraggeber übernehmen, mitgeteilt werden.

Angaben zum Auftraggebers

Die Institution, die die Erbringung der Leistung benötigt, erhält und auch bezahlt, ist der öffentliche Auftraggeber/Konzessionsgeber, der an die Vergabestatistik bei dem Merkmalsabschnitt „Angaben zum Auftraggeber“ gemeldet werden muss. Daran ändert sich nichts, wenn die Institution die Beschaffung im Einzelfall nicht selbst durchführt, sondern eine andere Stelle (z.B. eine andere Behörde oder eine externe Beschaffungsstelle) damit beauftragt, die Beschaffung für sie durchzuführen.

Beispiel: Das Landesministerium A hat eine Behörde B in seinem Geschäftsbereich. Die Behörde B benötigt neue Büromaterialien für ihre Mitarbeiter/innen. Die Auftragsvergabe zur Beschaffung dieser Büromaterialien führt die Behörde nicht selbst durch, sondern beauftragt die externe Beschaffungsstelle X.

Mit dem Zuschlag kommt der Beschaffungsvertrag mit dem Land, vertreten durch das Ministerium A, dieses vertreten durch die nachgeordnete Behörde B, zustande.

Aufgrund der mehrstufigen Vertretung ist die Behörde B die unterste agierende Verwaltungsebene. Gleichzeitig ist sie die Institution, die das Beschaffte benötigt, erhält und bezahlt (nicht etwa die für sie agierende Beschaffungsstelle X). An die Vergabestatistik zu meldender Auftraggeber ist somit die nachgeordnete Behörde B – nicht das Land, nicht das Ministerium A, aber auch nicht die Beschaffungsstelle X, weil diese das beschaffte Büromaterial weder erhält noch bezahlt.

Wert des Auftrags (in vollen Euro)

Angabe des Netto-Gesamtwerts, nicht pro Los. und inkl. aller Optionen oder Vertragsverlängerungen.

Bei Rahmenvereinbarungen: Angabe des geschätzten Gesamtvolumens (Summe geplante Einzelaufträge, unabhängig davon, ob diese während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auch abgerufen werden).

Zuschlagskriterien

Bei Auswahl der Einträge „Preis und Qualitätskriterien“ bzw. „Kosten- und Qualitätskriterien“ muss die Summe der beiden Angaben 100 % betragen.

Im Fall einer Losaufteilung

Zuschlagskriterien

Es sollen die Angaben über denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer  Losaufteilung den größten Anteil am Gesamtauftragswert hat.

Datum der Zuschlagserteilung

Die Zuschlagsentscheidung für das letzte Los bestimmt das Datum, welches hier anzugeben ist. Das  Zuschlagsdatum des letzten Loses entscheidet auch, ob der Vergabefall gemeldet werden muss:

Fällt das letzte Los in den Zeitraum, ab dem der vorliegende Vergabefall meldepflichtig ist, so ist der Vergabefall zu melden, auch wenn die Bezuschlagung der anderen Lose noch vor dem Startzeitpunkt erfolgt ist.

Anzahl abgegebener Angebote (insgesamt, davon elektronisch, davon von KMU usw.)

Die Summe der der Anzahl jeweiligen Angebote ist über alle Lose hinweg zu erfassen. Bei mehreren Haupt- oder Nebenangeboten oder Verhandlungsvergaben mit mehreren Verhandlungsrunden ist ebenfalls die Summe der Anzahl der Angebote (nicht die der Bieter) zu erfassen. Es ist die Summe der Anzahl aller „Erstangebote“ gemeint und keine Anpassungen/Modifikationen, die im Verlauf der Verhandlungen abgegeben wurden.

Herkunftsland des Auftragnehmers

Es sollen die Angaben über denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer Aufteilung des Auftrags in Lose den größten Anteil am Gesamtwert hat.

Zusammenschluss von mehreren Wirtschaftsteilnehmern

Bei Aufträgen, die an einen Zusammenschluss von mehreren Wirtschaftsteilnehmern vergeben werden, muss geprüft werden, welcher Wirtschaftsteilnehmer den größten Anteil am  Gesamtauftragswert ausmacht. Dessen Herkunftsland ist hier anzugeben. Wenn alle Anteile gleich groß sein sollten, kann die Angabe des Herkunftslandes frei gewählt werden.

Auftragnehmer ist ein KMU

Hier sollen Angaben zu denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer Aufteilung des Auftrags in Lose den größten Anteil am Gesamtwert hat.

 Art des Auftraggebers

Die Art des Auftraggebers ist immer abhängig vom Namen des Auftraggebers. Es sollten Angaben vermieden werden, wonach eine Gemeinde als oberste Bundesbehörde oder eine mittlere Bundesbehörde als Landesbehörde eingestuft werden. Eine genaue Prüfung der Angaben ist erforderlich, da Auswertungen ansonsten verzerrt werden oder gar nicht erstellt werden können.

Berichtseinheit-ID

Die Berichtseinheit-ID ist ein zentrales Erkennungs-, Aufbereitungs- und Auswertungsmerkmal. Hier ist eine nochmals genau Prüfung wichtig, dass die richtige Berichtseinheits-ID im Vergabemanagementsystem hinterlegt ist. Andernfalls ist es nicht möglich, bei eventuellen Rückfragen die Datenmeldung der Berichtsstelle zu zuordnen. Zahlendreher sollten vermieden werden, damit die Daten nicht falsch zugeordnet werden.

Weitere Informationen und Hilfen

Eine weitergehende Beschreibung der Umsetzung der Datenerfassungsmöglichkeiten und Schnittstellen in vergabe.NRW können Sie einem aktuellen Blog-Beitrag des technischen Partners cosinex GmbH unter diesem Link entnehmen. Weiterführende Hinweise in den Release Notes zu den beiden Modulen finden Sie auch im Service- und Support-Center der cosinex sowie in dem nachstehenden Video.