Kassenmaschine und Rollen sowie eine Rechnung
©Simon Bierwald, INDEED

E-Rechnung: Informationen für Rechnungsempfänger

Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht, E-Rechnungen zu stellen. Demensprechend haben die öffentlichen Auftraggeber die Pflicht, Rechnungen im entsprechenden Format anzunehmen.

Öffentliche Auftraggeber haben die Aufgabe, ihre Vertragspartner über ihre Leitweg-ID und den gewünschten bzw. vorgeschriebenen Übertragungsweg für E-Rechnungen zu informieren – dies kann sowohl proaktiv als auch nur für anfragende Auftragnehmer geschehen (z. B. über die Veröffentlichung auf einer Internetseite). Leitweg-IDs mit NRW-Landesschlüssel werden zentral vergeben und sind bei Bedarf zu beantragen.
Für die Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens sowie für definierte weitere öffentliche Auftraggeber hat das Land Nordrhein-Westfalen ein zentrales E-Rechnungsportal entwickelt.
Auf diesen Seiten informieren wir Sie sowohl über grundsätzliche Regelungen zum Umgang mit E-Rechnungen in Nordrhein-Westfalen (Rechtsgrundlage E-Rechnungsverordnung NRW), als auch über die Nutzung des E-Rechnungsportals Nordrhein-Westfalen.
Zum weiteren Vorgehen beim Thema E-Rechnung innerhalb der unmittelbaren Landesverwaltung erfolgt die Informationsverteilung über die Ressorts.

Nutzung des E-Rechnungsportals NRW

Damit öffentliche Auftraggeber das E-Rechnungsportal NRW nutzen können, muss der öffentliche Auftraggeber zum verpflichteten oder berechtigten Nutzerkreis gehören..

Nutzerkreis

Entsprechend § 3 Abs. 2 E-Rechnungsverordnung NRW vom 13.08.2019 sind die Behörden des Landes NRW zur Nutzung des E-Rechnungsportals verpflichtet. Öffentliche Auftraggeber außerhalb der Landesverwaltung haben den Empfang von E-Rechnungen auf geeignete Art und Weise sicherzustellen (§ 3 Abs. 4 E-Rechnungsverordnung NRW).

In der dazugehörigen Kabinettvorlage wurde zudem ein Kreis von öffentlichen Auftraggebern außerhalb der Landesverwaltung festgelegt, dem die Nutzung des E-Rechnungsportals NRW auf Wunsch offensteht.

Zum berechtigten Nutzerkreis gehören alle öffentlichen Auftraggeber, die die folgenden Kriterien vollständig erfüllen:

  1. Ihre Organisation ist Rechnungsempfänger im Sinne des § 2 Abs. 4 E-Rechnungsverordnung NRW, d.h. Auftraggeber im Sinne des § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.
  2. Ihre Organisation fällt in den Anwendungsbereich des E-Government-Gesetzes NRW (EGovG NRW). Das setzt voraus:
    • Sie nimmt eine öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit wahr (§ 1 Abs. 2 EGovG NRW).
    • Sollte der öffentlich-rechtliche Charakter der Tätigkeit nicht aus der Rechtsform der Organisation ohne weiteres erkennbar sein, ist er darzulegen.
    • Sie ist nicht nach § 1 Abs. 3 bis 5 EGovG NRW vom Anwendungsbereich des Gesetzes ausgeschlossen.

Es obliegt dem öffentlichen Auftraggeber die Zugehörigkeit zum berechtigten Nutzerkreis im Antrag auf Nutzung darzulegen und (soweit nicht offensichtlich) zu begründen.

Notwendige Vereinbarungen

Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung sowie Kommunen in NRW wurden zur Vorbereitung der Nutzung kontaktiert. Öffentliche Auftraggeber, die zum freiwilligen Nutzerkreis gehören und nicht zentral angesprochen wurden, beantragen bitte die Nutzung über das hier in den Downloads bereitgestellte Formular.

Soweit die Zugehörigkeit zum Nutzerkreis vorliegt, werden dem Antragsteller die notwendigen Unterlagen zum weiteren Vorgehen (Nutzungsvereinbarung und Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung) zur Verfügung gestellt.

Die Nutzung des E-Rechnungsportal NRW ist für berechtigte Nutzer entgeltfrei.

Für die Beantragung sowie bei diesbezüglichen Fragen wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach: e-rechnung [at] digitales.nrw.de (e-rechnung[at]digitales[dot]nrw[dot]de)

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist der eindeutige Identifikator eines Rechnungsempfängers.

Leitweg-ID mit NRW-Landesschlüssel werden zentral vergeben und sind bei Bedarf zu beantragen. Das Land Nordrhein-Westfalen empfiehlt die Beantragung einer NRW-Leitweg-ID für alle öffentlichen Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen.

Öffentliche Auftraggeber können über die Verwendung einer weiteren Leitweg-ID ihren Rechnungsempfang intern differenzieren, so dass innerhalb einer Organisation zwei Rechnungsempfänger bestehen. Um die Übersichtlichkeit für die Rechnungssteller sicherzustellen und das Risiko fehlerhafter Zusendungen zu minimieren, wurden hierfür  Rahmensetzungen definiert.

Bei Beantragung der Nutzung des E-Rechnungsportals NRW ist keine getrennte Beantragung der Leitweg-ID notwendig.

Für die Beantragung sowie bei diesbezüglichen Fragen wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach: e-rechnung [at] digitales.nrw.de (e-rechnung[at]digitales[dot]nrw[dot]de)

Rechnungsabholung im E-Rechnungsportal NRW

Rechnungsempfänger, die E-Rechnungen direkt in ihr Haushalts-System übernehmen wollen, müssen hierfür eine automatisierte Abholung (Webservice) einrichten.

Für die notwendigen technischen Dokumentationen sowie bei diesbezüglichen Fragen wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach: e-rechnung [at] digitales.nrw.de (e-rechnung[at]digitales[dot]nrw[dot]de)

Alle anderen Rechnungsempfänger erhalten ihre E-Rechnungen über das Bereitstellungsmodul. Das Benutzerhandbuch für das Bereitstellungsportal wird Ihnen auf der Zugangsseite zum Bereitstellungsmodul zur Verfügung gestellt.

Die organisatorische Regelung des Rechnungsbearbeitungsprozesses obliegt jeweils der Behörde bzw. rechnungsempfangenden Organisation. Für die Behörden, die EPOS verwenden, wird zusätzlich ein Leitfaden zur Verfügung gestellt, welche Aspekte bei der Festlegung von organisationsspezifischen Regelungen zu beachten sind.

Wir weisen Sie darauf hin, dass bei der Definition von organisationsspezifischen Regelungen zur Rechnungsbearbeitung insbesondere die Belange des Datenschutzes und die LHO einzuhalten sind.

FAQs für Rechnungsempfänger

Die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung ist in Nordrhein-Westfalen ab April 2020 möglich.

Das E-Rechnungsportal NRW ist das zentrale Eingangsportal für E-Rechnungen für die unmittelbare Landesverwaltung in Nordrhein-Westfalen sowie weitere, definierte Nutzergruppen (s. hierzu „Rechnungsempfänger“). Das E-Rechnungsportal NRW nimmt die XRechnung an und prüft sie formal (auf Einhaltung des Standards XRechnung) sowie in Hinblick auf Virenfreiheit aller zugehöriger Dateien. Im Erfolgsfall wird die E-Rechnung in das Abholungspostfach des Rechnungsempfängers zugestellt. Andernfalls wird der Rechnungssteller informiert. Die inhaltliche Prüfung und Bearbeitung der Rechnung bis zur Zahlungsanweisung geschieht beim Rechnungsempfänger.

Elektronische Rechnungen, inklusive rechnungsbegründender Anlagen, haben eine maximal zulässige Dateigröße von 15 Megabyte. Die maximale Anzahl rechnungsbegründender Anlagen ist auf 200 beschränkt.

Bei der unmittelbaren Landesverwaltung zählt die E-Rechnung bei Eingang im Portal als zugegangen. Bei den anderen öffentlichen Auftraggebern, die über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden können, zählt die Abholung im Empfängerpostfach als Zugangsdatum (hier ist also eine Art „Postweg“ einzukalkulieren). Die Rechnungsempfänger werden täglich informiert, wenn eine nicht abgeholte Rechnung im Abholungspostfach vorliegt (entweder eine neu zugegangene oder eine noch nicht abgeholte).

Rechnungen werden nur abgewiesen, wenn sie elementare Anforderungen nicht erfüllen. Dies ist der Fall, wenn

1.    die E-Rechnung nicht den gültigen Standard XRechnung erfüllt,

2.    die E-Rechnung eine nicht gültige Leitweg-ID oder die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftragsgebers, der nicht Nutzer des E-Rechnungsportals NRW ist, verwendet. (s. dazu „Leitweg-ID“) oder

3.    mindestens eine Datei mit Viren o. ä. belastet ist.
Die registrierten Portalnutzer werden über die Zurückweisung der Rechnung und den Grund der Zurückweisung informiert.

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Identifikator des Rechnungsempfängers im Kontext von E-Rechnungen. Die Systematik ist bundeseinheitlich. Behörden bzw. öffentliche Auftraggeber können mehrere Leitweg-ID besitzen und so den Rechnungseingang differenziert gestalten.  Da die Leitweg-ID auch für die Rechnungsstellung über PEPPOL benötigt wird (dann als sogenannte PEPPOL-ID), werden alle Leitweg-ID mit einer NRW-Landesspezifikation zentral vergeben. Bitte beachten Sie, dass eine NRW-Leitweg-ID also nicht notwendigerweise bedeutet, dass der Rechnungsempfänger über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden kann. Üblicherweise wird der Rechnungssteller Sie zusammen mit seiner Leitweg-ID auch über den Zusendungskanal informieren. Sie können diese Information auch dem „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ entnehmen.

Der Rechnungssteller spart Porto- und Druckkosten. Zudem wird die Zustellungszeit üblicherweise reduziert. (s. hierzu auch „Annahmezeitpunkt“)

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung finden Sie unter Downloads auf dieser Seite.

Haben Sie als Rechnungsempfänger Schwierigkeiten im Bereich des Abholungspostfachs melden Sie sich bitte bei der folgenden Support-Mail-Adresse: e-rechnung [at] digitales.nrw.de (e-rechnung[at]digitales[dot]nrw[dot]de).
Die Support-Adresse wird innerhalb der üblichen Bürozeiten überwacht und Ihre Anfrage zeitnah beantwortet. Bitte denken Sie daran Screenshots mitzuschicken.

Im E-Rechnungsportal NRW wird von der nicht menschenlesbaren XRechnung ein PDF-Abbild erstellt. Da die XRechnung das Rechnungsoriginal darstellt, hat das PDF-Abbild den Status einer Kopie und ist als solche zu behandeln. Organisationseinheiten, die E-Rechnungen im Standard XRechnung noch nicht verarbeiten können, können das PDF-Abbild jedoch zum Original erklären (vergleichbar mit dem ersetzenden Scan, bei dem die Scan-Datei das Papierdokument ersetzt). Den Rechnungsempfängern steht deshalb die Möglichkeit offen, auf die Abholung der XRechnungsdatei zu verzichten. (weitere Informationen zur Abholung und anschließenden Speicherung finden Sie im „Benutzerhandbuch Bereitstellungsmodul“ sowie im „Leitfaden Rechnungsbearbeitung (EPOS-Behörden)“). Im juristischen Streitfall kann das E-Rechnungsportal NRW die korrekte Umwandlung anhand der archivierten Dateien nachweisen.