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E-Rechnung: Informationen für Rechnungssteller

Als Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Möglichkeit E-Rechnungen zu stellen.

Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte jeweils die Leitweg-ID des öffentlichen Auftragsgebers sowie den zu nutzenden Zusendungskanal.
Auf diesen Seiten informieren wir Sie sowohl über grundsätzliche Regelungen zum Umgang mit E-Rechnungen in Nordrhein-Westfalen als auch über die Nutzung des E-Rechnungsportals Nordrhein-Westfalen.
Im Portal registrierte Rechnungssteller werden per Mail auf Änderungen im technischen oder organisatorischen Bereich hingewiesen.

Rechnungsempfänger identifizieren und adressieren

Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte jeweils die Leitweg-ID des öffentlichen Auftragsgebers sowie den zu nutzenden Zusendungskanal.
Zusätzlich steht Ihnen das Verzeichnis aller Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie:
1.    Nicht jeder öffentliche Auftraggeber mit einer Leitweg-ID des Landes NRW kann über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden (Leitweg-ID und Zusendungs-/Empfangsweg haben keinen zwingenden Zusammenhang). – Die Information hierzu können Sie dem Verzeichnis der Leitweg-ID entnehmen.

2.    Ein öffentlicher Auftraggeber kann seinen Rechnungsempfang differenziert haben, bitte beachten Sie ggf. vorhandene Zusätze.

Rechnungen erstellen und versenden

Über das Weberfassungsmodul können Sie E-Rechnungen im Standard XRechnung

  • erstellen,
  • hochladen und
  • versenden.

Bitte beachten Sie, dass die Nutzungsbedingungen implizit durch jede Nutzung einer Funktion des E-Rechnungsportals Nordrhein-Westfalen akzeptiert werden.

FAQs für Rechnungssteller

Ab wann kann ein Rechnungssteller eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Nordrhein-Westfalen stellen?

Die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung ist in Nordrhein-Westfalen ab April 2020 möglich.

Wie kann ein Rechnungssteller eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Nordrhein-Westfalen stellen?

Die Zusendung an das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen ist über

  • die E-Rechnungs-Webfunktionen auf vergabe.nrw.de bzw.
  • direkt über erechnung.nrw oder
  • im Direktversand per Mail an eingang [at] erechnung.nrw oder
  • (geplant) De-Mail oder
  • PEPPOL mit der ParticipantID 9958:05-NRW-83 möglich.
Welche Aufgaben erfüllt das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen?

Das E-Rechnungsportal NRW ist das zentrale Eingangsportal für E-Rechnungen für die unmittelbare Landesverwaltung in Nordrhein-Westfalen sowie weitere, definierte Nutzergruppen (s. hierzu „Rechnungsempfänger“). Das E-Rechnungsportal NRW nimmt die XRechnung an und prüft sie formal (auf Einhaltung des Standards XRechnung) sowie in Hinblick auf Virenfreiheit aller zugehöriger Dateien. Im Erfolgsfall wird die E-Rechnung in das Abholungspostfach des Rechnungsempfängers zugestellt. Andernfalls wird der Rechnungssteller informiert. Die inhaltliche Prüfung und Bearbeitung der Rechnung bis zur Zahlungsanweisung geschieht beim Rechnungsempfänger.

Wie groß darf eine XRechnung maximal sein?

Elektronische Rechnungen, inklusive rechnungsbegründender Anlagen, haben eine maximal zulässige Dateigröße von 15 Megabyte. Die maximale Anzahl rechnungsbegründender Anlagen ist auf 200 beschränkt.

Ist die Registrierung im Portal notwendig?

Für die Nutzung der E-Rechnungs-Webfunktionen auf vergabe.nrw.de ist die Registrierung zwingend notwendig. Allerdings ist es möglich, E-Rechnungen auch direkt per Mail oder De-Mail zu senden, ohne im Portal registriert zu sein. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsbedingungen des E-Rechnungsportals NRW auch bei der Direktzusendung per Mail oder De-Mail gelten.

Wie nutzt man die Option des Direktversandes?

Ein Direktversand einer E-Rechnung per Mail oder De-Mail ist möglich. Bitte beachten Sie, dass der Standard XRechnung einzuhalten ist, da andernfalls die Rechnung abgewiesen wird (s. „Abweisung“). Wir weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsbedingungen des Portals auch bei der Direktzusendung gelten.

Kann man auch PEPPOL verwenden?

Die Nutzung von PEPPOL ist möglich. Die ParticipantID für alle an das E-Rechnungsportal angeschlossenen Behörden lautet: 0204:05-NRW-83. Innerhalb der E-Rechnung muss die LeitwegID zur eindeutigen Identifizierung des Rechnungsempfängers angegeben werden.

Wann zählt die E-Rechnung als angenommen?

Bei der unmittelbaren Landesverwaltung zählt die E-Rechnung bei Eingang im Portal als zugegangen. Bei den anderen öffentlichen Auftraggebern, die über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden können, zählt die Abholung im Empfängerpostfach als Zugangsdatum (hier ist also eine Art „Postweg“ einzukalkulieren). Die Rechnungsempfänger werden täglich informiert, wenn eine nicht abgeholte Rechnung im Abholungspostfach vorliegt (entweder eine neu zugegangene oder eine noch nicht abgeholte).

Werden Rechnungen abgewiesen?

Rechnungen werden nur abgewiesen, wenn sie elementare Anforderungen nicht erfüllen. Dies ist der Fall, wenn

1.    die E-Rechnung nicht den gültigen Standard XRechnung erfüllt,

2.    die E-Rechnung eine nicht gültige Leitweg-ID oder die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftragsgebers, der nicht Nutzer des E-Rechnungsportals NRW ist, verwendet. (s. dazu „Leitweg-ID“) oder

3.    mindestens eine Datei mit Viren o. ä. belastet ist.

Rechnungen werden ohne Benachrichtigung des Rechnungstellers abgewiesen, wenn die E-Rechnung keine Mailadresse in den Kontaktdaten des Rechnungstellers enthält, da die Mailadresse für die Benachrichtigung zwingend erforderlich ist. Eine Benachrichtigung an eine DE-Mail Adresse ist aus technischen Gründen nicht möglich.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Identifikator des Rechnungsempfängers im Kontext von E-Rechnungen. Die Systematik ist bundeseinheitlich. Behörden bzw. öffentliche Auftraggeber können mehrere Leitweg-ID besitzen und so den Rechnungseingang differenziert gestalten.  Da die Leitweg-ID auch für die Rechnungsstellung über PEPPOL benötigt wird, werden alle Leitweg-ID mit einer NRW-Landesspezifikation zentral vergeben. Bitte beachten Sie, dass eine NRW-Leitweg-ID also nicht notwendigerweise bedeutet, dass der Rechnungsempfänger über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden kann. Üblicherweise wird der Rechnungssteller Sie zusammen mit seiner Leitweg-ID auch über den Zusendungskanal informieren. Sie können diese Information auch dem „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ entnehmen.

 

Welche Rechnungsempfänger kann man über das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen adressieren?

Das E-Rechnungsportal NRW ist das verpflichtende Eingangsportal für E-Rechnungen für die unmittelbare Landesverwaltung. Weiteren, definierten Nutzergruppen steht die Nutzung als Option zur Verfügung. Andere öffentliche Auftraggeber in NRW müssen den Empfang von E-Rechnungen eigenständig organisieren. Dem „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ können Sie entnehmen, ob der Rechnungsempfänger über das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen adressiert werden kann.

Wie findet man die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftraggebers?

Üblicherweise sollten Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers bei Auftragserteilung erhalten haben. Zusätzlich können Sie die Leitweg-ID im E-Rechnungsportal NRW im „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ ermitteln. Bitte beachten Sie, dass eine Behörde auch mehrere Leitweg-ID besitzen kann. Dies dient zur organisatorischen Steuerung der Rechnungsbearbeitung. Die Zusendung an eine falsche Leitweg-ID innerhalb der rechnungsempfangenden Behörde kann deutliche Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung zur Folge haben (sowie datenschutzbezogene Tatverhalte erzeugen).

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung dem Rechnungssteller?

Der Rechnungssteller spart Porto- und Druckkosten. Zudem wird die Zustellungszeit üblicherweise reduziert. (s. hierzu auch „Annahmezeitpunkt“)

Was ist der Standard XRechnung?

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung finden Sie in den Downloads auf dieser Seite.

Ist die elektronische Rechnungsstellung in NRW verpflichtend?

In NRW besteht keine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings steht es den öffentlichen Auftraggebern frei, eine entsprechende Verpflichtung vertraglich zu vereinbaren.

Wer ist mein Ansprechpartner für technische Fragen?

Haben Sie als Rechnungssteller Schwierigkeiten bei der Nutzung des E-Rechnungsportals NRW, melden Sie sich bitte bei der folgenden Support-Mail-Adresse: e-rechnung [at] d-nrw.de.
Die Support-Adresse wird innerhalb der üblichen Bürozeiten (Mo-Fr in der Zeit von 8-16 Uhr) überwacht und Ihre Anfrage zeitnah beantwortet. Bitte denken Sie daran Screenshots mitzuschicken.
Bitte beachten Sie, dass der Support keine inhaltlichen Fragen zur Rechnungsstellung beantworten kann (also z. B. wie ein Feld auszufüllen ist oder ob ein Sachverhalt gesondert zu erwähnen ist) – hierzu nehmen Sie bitte direkt Kontakt zum Rechnungsempfänger auf.

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Wer ist mein Ansprechpartner bei inhaltlichen Fragen?

Bitte nehmen Sie direkt Kontakt zum Rechnungsempfänger auf, wenn Sie inhaltliche Fragen zur Rechnungsstellung im Format XRechnung haben (z. B. um zu klären, wie ein Feld auszufüllen ist oder ob ein Sachverhalt gesondert zu erwähnen ist).