Blick auf einen Bildschirm, auf dem der Vergabemarktplatz aufgerufen wurde

E-Rechnung: Informationen für Rechnungssteller

Als Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Möglichkeit E-Rechnungen zu stellen.

Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte jeweils die Leitweg-ID des öffentlichen Auftragsgebers sowie den zu nutzenden Zusendungskanal.
Auf diesen Seiten informieren wir Sie sowohl über grundsätzliche Regelungen zum Umgang mit E-Rechnungen in Nordrhein-Westfalen als auch über die Nutzung des E-Rechnungsportals Nordrhein-Westfalen.
Im Portal registrierte Rechnungssteller werden per Mail auf Änderungen im technischen oder organisatorischen Bereich hingewiesen.

Rechnungsempfänger identifizieren und adressieren

Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte jeweils die Leitweg-ID des öffentlichen Auftragsgebers sowie den zu nutzenden Zusendungskanal.
Zusätzlich steht Ihnen das Verzeichnis aller Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie:
1.    Nicht jeder öffentliche Auftraggeber mit einer Leitweg-ID des Landes NRW kann über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden (Leitweg-ID und Zusendungs-/Empfangsweg haben keinen zwingenden Zusammenhang). – Die Information hierzu können Sie dem Verzeichnis der Leitweg-ID entnehmen.

2.    Ein öffentlicher Auftraggeber kann seinen Rechnungsempfang differenziert haben, bitte beachten Sie ggf. vorhandene Zusätze.

Rechnungen erstellen und versenden

Über das Weberfassungsmodul können Sie E-Rechnungen im Standard XRechnung

  • erstellen,
  • hochladen und
  • versenden.

Bitte beachten Sie, dass die Nutzungsbedingungen implizit durch jede Nutzung einer Funktion des E-Rechnungsportals Nordrhein-Westfalen akzeptiert werden.

FAQs für Rechnungssteller

Die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung ist in Nordrhein-Westfalen ab April 2020 möglich.

Die Zusendung an das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen ist über

  • die E-Rechnungs-Webfunktionen auf vergabe.nrw.de bzw.
  • direkt über erechnung.nrw oder
  • im Direktversand per Mail an eingang [at] erechnung.nrw oder
  • per PEPPOL mit der ParticipantID 0204:05-NRW-83 möglich.

Das E-Rechnungsportal NRW ist das zentrale Eingangsportal für E-Rechnungen für die unmittelbare Landesverwaltung in Nordrhein-Westfalen sowie weitere, definierte Nutzergruppen (s. hierzu „Rechnungsempfänger“). Das E-Rechnungsportal NRW nimmt die XRechnung an und prüft sie formal (auf Einhaltung des Standards XRechnung) sowie in Hinblick auf Virenfreiheit aller zugehöriger Dateien. Im Erfolgsfall wird die E-Rechnung in das Abholungspostfach des Rechnungsempfängers zugestellt. Andernfalls wird der Rechnungssteller informiert. Die inhaltliche Prüfung und Bearbeitung der Rechnung bis zur Zahlungsanweisung geschieht beim Rechnungsempfänger.

Elektronische Rechnungen, inklusive rechnungsbegründender Anlagen, haben eine maximal zulässige Dateigröße von 15 Megabyte. Die maximale Anzahl rechnungsbegründender Anlagen ist auf 200 beschränkt.

Für die Nutzung der E-Rechnungs-Webfunktionen auf vergabe.nrw.de ist die Registrierung zwingend notwendig. Allerdings ist es möglich, E-Rechnungen auch direkt per Mail zu senden, ohne im Portal registriert zu sein.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsbedingungen des E-Rechnungsportals NRW auch bei der Direktzusendung per Mail gelten.

Ein Direktversand einer E-Rechnung per Mail ist möglich. Bitte beachten Sie, dass der Standard XRechnung einzuhalten ist, da andernfalls die Rechnung abgewiesen wird (s. „Abweisung“). Wir weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsbedingungen des Portals auch bei der Direktzusendung gelten.

Für den Direktversand muss der Rechnungssteller nicht im Weberfassungsmodul registriert sein. Er sendet seine Rechnung an eingang [at] erechnung.nrw  (ohne Endung)  Diese wird dort - samt Anhang - überprüft und entsprechend weitergeleitet.

Die Rechnung muss im XRechnungsformat (XML-Format) sein. Wichtig ist auch die Angabe der Leitweg-ID, damit die Rechnung den richtigen Empfänger erreicht.

Sie erhalten zunächst eine Bestätigungsmail des Eingangsportals (Governikus Multi Messenger – GMM). Diese Bestätigung bedeutet lediglich, dass die Mail im Eingangsportal des GMM eingegangen ist, nicht jedoch, dass sie fehlerlos ist und auch beim Empfänger ankommt. 
Sofern die eingehende E-Mail keine valide Datei im Standard XRechnung enthält, erhält der Rechnungssender eine Fehlerbenachrichtigung per E-Mail an die Mailadresse, von der die E-Rechnung verschickt wurde. 
Eine positive Bestätigung oder Fehlermeldungen aus der Prüfung der Rechnung werden an die Mailadresse versendet, die in der E-Rechnung als Mailadresse des Rechnungsstellers eingetragen ist.
Bitte beachten Sie, dass die Benachrichtigungsmails teilweise von den Empfängersystemen als Spam angesehen werden.

Die Nutzung von PEPPOL ist möglich. Die ParticipantID für alle an das E-Rechnungsportal angeschlossenen Behörden lautet: 0204:05-NRW-83. Innerhalb der E-Rechnung muss die LeitwegID zur eindeutigen Identifizierung des Rechnungsempfängers angegeben werden.

Eine ZUGFeRD Rechnung wird nur angenommen und verarbeitet, sofern sie dem Profil XRechnung des ZUGFeRD 2.1.1 Standards entspricht.
Hier der Hinweis zur aktuellen ZUGFeRD-Version:
https://www.ferd-net.de/standards/was-sind-standards/index.html

Bei der unmittelbaren Landesverwaltung zählt die E-Rechnung bei Eingang im Portal als zugegangen. Bei den anderen öffentlichen Auftraggebern, die über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden können, zählt die Abholung im Empfängerpostfach als Zugangsdatum (hier ist also eine Art „Postweg“ einzukalkulieren). Die Rechnungsempfänger werden täglich informiert, wenn eine nicht abgeholte Rechnung im Abholungspostfach vorliegt (entweder eine neu zugegangene oder eine noch nicht abgeholte).

Rechnungen werden nur abgewiesen, wenn sie elementare Anforderungen nicht erfüllen. Dies ist der Fall, wenn

1.    die E-Rechnung nicht den gültigen Standard XRechnung erfüllt,

2.    die E-Rechnung eine nicht gültige Leitweg-ID oder die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftragsgebers, der nicht Nutzer des E-Rechnungsportals NRW ist, verwendet. (s. dazu „Leitweg-ID“) oder

3.    mindestens eine Datei mit Viren o. ä. belastet ist.

Rechnungen werden ohne Benachrichtigung des Rechnungstellers abgewiesen, wenn die E-Rechnung keine Mailadresse in den Kontaktdaten des Rechnungstellers enthält, da die Mailadresse für die Benachrichtigung zwingend erforderlich ist. 

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Identifikator des Rechnungsempfängers im Kontext von E-Rechnungen. Die Systematik ist bundeseinheitlich. Behörden bzw. öffentliche Auftraggeber können mehrere Leitweg-ID besitzen und so den Rechnungseingang differenziert gestalten.  Da die Leitweg-ID auch für die Rechnungsstellung über PEPPOL benötigt wird, werden alle Leitweg-ID mit einer NRW-Landesspezifikation zentral vergeben. Bitte beachten Sie, dass eine NRW-Leitweg-ID also nicht notwendigerweise bedeutet, dass der Rechnungsempfänger über das E-Rechnungsportal NRW adressiert werden kann. Üblicherweise wird der Rechnungssteller Sie zusammen mit seiner Leitweg-ID auch über den Zusendungskanal informieren. Sie können diese Information auch dem „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ entnehmen.

 

Das E-Rechnungsportal NRW ist das verpflichtende Eingangsportal für E-Rechnungen für die unmittelbare Landesverwaltung. Weiteren, definierten Nutzergruppen steht die Nutzung als Option zur Verfügung. Andere öffentliche Auftraggeber in NRW müssen den Empfang von E-Rechnungen eigenständig organisieren. Dem „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ können Sie entnehmen, ob der Rechnungsempfänger über das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen adressiert werden kann.

Üblicherweise sollten Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers bei Auftragserteilung erhalten haben. Zusätzlich können Sie die Leitweg-ID im E-Rechnungsportal NRW im „Verzeichnis der Leitweg-ID NRW“ ermitteln. Bitte beachten Sie, dass eine Behörde auch mehrere Leitweg-ID besitzen kann. Dies dient zur organisatorischen Steuerung der Rechnungsbearbeitung. Die Zusendung an eine falsche Leitweg-ID innerhalb der rechnungsempfangenden Behörde kann deutliche Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung zur Folge haben (sowie datenschutzbezogene Tatverhalte erzeugen).

Der Rechnungssteller spart Porto- und Druckkosten. Zudem wird die Zustellungszeit üblicherweise reduziert. (s. hierzu auch „Annahmezeitpunkt“)

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.

Informationen zum Standard XRechnung sowie die jeweils aktuelle Version finden Sie hier.

In NRW besteht keine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings steht es den öffentlichen Auftraggebern frei, eine entsprechende Verpflichtung vertraglich zu vereinbaren.

Haben Sie als Rechnungssteller Schwierigkeiten bei der Nutzung des E-Rechnungsportals NRW, melden Sie sich bitte bei der folgenden Support-Mail-Adresse: e-rechnung [at] d-nrw.de.
Die Support-Adresse wird innerhalb der üblichen Bürozeiten (Mo-Fr in der Zeit von 8-16 Uhr) überwacht und Ihre Anfrage zeitnah beantwortet. Bitte denken Sie daran Screenshots mitzuschicken.
Bitte beachten Sie, dass der Support keine inhaltlichen Fragen zur Rechnungsstellung beantworten kann (also z. B. wie ein Feld auszufüllen ist oder ob ein Sachverhalt gesondert zu erwähnen ist) – hierzu nehmen Sie bitte direkt Kontakt zum Rechnungsempfänger auf.

Bitte nehmen Sie direkt Kontakt zum Rechnungsempfänger auf, wenn Sie inhaltliche Fragen zur Rechnungsstellung im Format XRechnung haben (z. B. um zu klären, wie ein Feld auszufüllen ist oder ob ein Sachverhalt gesondert zu erwähnen ist).

Sowohl das E-Rechnungsportal als auch der cli-Client sind nicht von der Sicherheitslücke betroffen.

Rechnungssteller können das Weberfassungsmodul nicht nur zur Erstellung einer einzelnen E-Rechnung nutzen, sondern darin auch Rechnungsvorlagen verwalten und eigene Stammdaten hinterlegen. Über den Direktversand können alle Behörden adressiert werden, die an das Portal vergabe.NRW angeschlossen sind.

Für Rechnungsempfänger in anderen Bundesländern können die mit dem Weberfassungsmodul erstellten Rechnungen per Mail versendet werden.

Das Weberfassungsmodul bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen zu importieren, die in den Vergabemodulen generiert und den Rechnungsstellern von den Rechnungsempfängern zur Verfügung gestellt werden. Sie werden mit den im Weberfassungsmodul hinterlegten Stammdaten des Rechnungsstellers kombiniert und ermöglichen so eine aufwandsarme Erstellung einer E-Rechnung mit wenigen Klicks. Derzeit steht diese Funktion für das Modul Einkaufskatalog NRW zur Verfügung.
Das Weberfassungsmodul kann darüber hinaus als Testwerkzeug genutzt werden. Entwickler können durch die manuelle Erfassung oder den Import einer bereitgestellten Rechnungsvorlage eine valide E-Rechnung erstellen, die man mit der E-Rechnung aus dem zu testenden System vergleichen kann. Dazu weist das Weberfassungsmodul drei Besonderheiten auf:
1.    In den Tooltipps jedes Eingabefeldes auf den Bildschirmmasken werden die Felder eindeutig referenziert. Dazu werden die Kürzel verwendet, die im Standard XRechnung definiert sind.
2.    E-Rechnungen können in beiden zugelassenen Syntaxen erstellt werden. Es ist zudem möglich, von einer Syntax auf die andere zu wechseln, soweit dies technisch möglich ist.
3.    Valide E-Rechnungen können importiert werden. So könnte eine aus dem zu testenden System erstellte E-Rechnung importiert und überprüft werden, wie ein bestimmter Sachverhalt technisch abgebildet wird, der über das Weberfassungsmodul erfasst wird.
 

Der Rechnungssteller kann hierfür das Weberfassungsmodul nutzen. Er hinterlegt dort einmalig seine Stammdaten.

Um eine neue Rechnung auf Basis der existierenden Rechnung im PDF-Format zu erstellen, sind vier Schritte erforderlich:
1.    Im Weberfassungsmodul wählt der Rechnungssteller über eine Suchfunktion den Rechnungsempfänger aus und importiert dessen Stammdaten.
2.    Aus der PDF-Rechnung werden die Rechnungsnummer und ggfs. das Rechnungsdatum in die dafür vorgesehenen Felder manuell übernommen.
3.    Pro Umsatzsteuersatz ist eine Position zu erfassen, die im Positionstext auf die Leistungen gemäß Anlage verweist und die Summe der Nettobeträge aller Positionen mit diesem USt-Satz enthält.
4.    Die Rechnung im PDF-Format wird als rechnungsbegründende Unterlage importiert und die Rechnung generiert.

Für eigene Buchungszwecke kann sich der Rechnungssteller die E-Rechnung im xml-Format und deren Visualisierung im PDF/A-Format herunterladen.
 

Zur Rechnungsprüfung sind zusätzliche Informationen notwendig, die üblicherweise im Vergabeprozess bekannt werden. Diese Informationen können entweder in der E-Rechnung erfasst oder über ein eindeutiges Merkmal referenziert werden.

Zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung wird die Referenz aufgelöst und die Zusatzinformationen bereitgestellt. Beide Verfahren können genutzt werden; dazu müssen mit dem Rechnungssteller entsprechende Vereinbarungen getroffen werden. 

Der einfachste Weg besteht darin, die Zusatzinformationen zu referenzieren. Hierfür können je nach Vergabeverfahren die Vergabenummer oder die Bestellnummer genutzt werden, die dem Rechnungssteller zur Übernahme in die E-Rechnung mitgeteilt wird.

Des weiteren können dem Rechnungssteller alle Informationen übermittelt werden, die er in die Rechnung übernehmen soll. Da dieses Verfahren fehleranfällig ist, werden die Vergabeverfahren dazu ertüchtigt, dem Rechnungssteller eine Rechnungsvorlage bereitzustellen, die der Rechnungssteller medienbruchfrei verarbeiten kann. Er importiert die Vorlage in das Weberfassungsmodul und erstellt mit wenigen Klicks eine valide E-Rechnung, die alle prüfungsrelevanten Zusatzinformationen enthält. Zurzeit unterstützt der Einkaufskatalog NRW die Erstellung von Rechnungsvorlagen.