Rechnung

Informationen zur E-Rechnung in NRW

Eine E-Rechnung sind strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und direkt in die IT-Verfahren des Rechnungsempfängers einfließen können. Dies spart nicht nur dem Rechnungssteller das Porto für die Rechnung, sondern auch auf der Seite des Rechnungsempfängers Zeit und Aufwand bei der Erfassung und Bearbeitung.

Mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Ausschreibungen) wurde, als Reaktion auf eine Vielzahl der verwendeten und nicht interoperablen Datenformate, regulativ in die Entwicklung in diesem Bereich eingegriffen. Durch die Entwicklung einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931) für elektronische Rechnungen sowie die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung dieser Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben wurde die Möglichkeit zu effizientem Handeln geschaffen.
In Deutschland wurden durch den IT-Planungsrat die strukturellen Grundlagen geschaffen, um die Umsetzung auf Länderebene interoperabel zu gestalten. Hierzu gehört der Beschluss des IT-Planungsrats vom 22.06.2017, dass der Standard XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland ist.

Grundlagen nach EU-Recht

Die Verwendung nicht interoperabler Normen für elektronische Rechnungen erzeugt aus Sicht der Europäischen Kommission Marktzutrittsschranken und Handelshemmnisse. Um diesen entgegenzuwirken hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU das Europäische Komitee für Normung (CEN) einen Auftrag zur Entwicklung einer Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung erteilt und zugleich ihre Mitgliedsstaaten zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen für Öffentliche Aufträge verpflichtet (im Bereich EU-weit auszuschreibender Vergaben). Die Verpflichtung gilt ab Ende 2018 (bzw. für subzentrale Auftraggeber, d.h. Bundesländer und Kommunen ab Ende 2019). Die Richtlinie ist dazu in nationales Recht umzusetzen.

Nationale Koordination der Umsetzung

Zur Koordination der nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie sowie der Ausgestaltung von Regelungslücken wurde durch den IT-Planungsrat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit der Durchführung eines Steuerungsprojekts beauftragt. Die Koordinierungsstelle betreut die Definition des nationalen Standards der XRechnung und koordiniert die Aktivitäten von Bund und Ländern bei der Überführung der EU-Richtlinie in nationales Recht.

Rechtliche Umsetzung in NRW

Die Verpflichtung zur Umsetzung der Vorgaben der Richtlinie EU 2014/55/EU wurde im ersten Schritt im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen - EGovG NRW) verankert und anschließend in der NRW-Verordnung zur E-Rechnung spezifiziert.

Der Standard XRechnung

In Bezug auf das zu verwendende Rechnungsdatenmodell gemäß § 3 der E-Rechnungsverordnung NRW, ist für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen der Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version zu verwenden ist. Das E-Rechnungsportal NRW nimmt nur Rechnungen in diesem Format an.
Grundsätzlich können öffentliche Auftraggeber, die nicht zur unmittelbaren Landesverwaltung gehören, ihrer Verpflichtung zur Annahme von elektronischen Rechnungen nachkommen, indem sie auch einen anderen Datenaustauschstandard nutzen, soweit dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet. Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung finden Sie hier unter dem Link auf dieser Seite.
Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1: 2017 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist der eindeutige Identifikator eines Rechnungsempfängers.
Die Leitweg-ID ist ein strukturiertes Format, dass zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmt wurde. Sie setzt sich aus einem achtstelligen Regionalschlüssel, einer zehnstelligen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer zusammen.
Die Vergabe und Pflege von Leitweg-IDs wird von Bund und Ländern in jeweils eigener Zuständigkeit geregelt. Die Nutzung der Feinadressierung ist nicht zentral vorgegeben, sondern kann von Bund und den Ländern jeweils spezifisch geregelt werden.
Die öffentlichen Auftraggeber eines Landes erhalten ihre Leitweg-ID durch das jeweilige Bundesland (bzw. als mittelbare Bundesbehörde durch den Bund). Die Vergabe einer Leitweg-ID ist nicht direkt mit der Nutzung des jeweiligen E-Rechnungsportals des Landes bzw. des Bundes verbunden.
Eine Leitweg-ID können Sie unter Verwendung der angehängten Tabelle unter e-rechnung [at] d-nrw.de beantragen. Die Vergabe einer Leitweg-ID ist kostenlos.